Syarat Arsip

Adapun lima syarat penyimpanan arsip yang baik, di antaranya adalah :
  • Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  • Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  • Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  • Menyimpan surat ke dalam map (folder).Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  • Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Kuliner Dodol Cempedak Dan Rumput Laut, Cemilan Khas Kaltara

Gambar
Dodol Cempedak dan Rumput Laut, Ceminal Khas Kalimantan Utara    Disamping  kuliner berupa makanan berat, terdapat pula beberapa macam cemilan tradisional khas Kalimantan Utara. Salah satunya adalah dodol, atau warga setempat sering menyebutnya dengan istilah lempok. Lempok adatu dodol merupakan cemilan manis yang dbuat dengan bahan buah tertentu yang dicampur dengan teoung ketan atau semacamnya. Buah Cempedak    Hal yang unik dari dodol yang satu ini adlah bahan pembuatannya yang terbuat dari cempedak. Cempedak sendiri merupakan buah yang masih bersaudara dekat dengan nagka dan durian. Buah ini memiliki rasa yang sangat manis hampir seperti nangka, namun beserta. Sedangkan buahnya menyerupai aroma durian. Bagi kalian yang menyukai durian atau nangka, kalian juga pasti akan menyukai buah  yang satu ini.   Selain cempedak, bahan pembuatan dodol atau lempok khas ini adalah rumput laut. Manfaat rumput laut sangat berguna untuk dijadikan sebagai cemilan yang menyehatkan. Jika kalia
Baca selengkapnya

Jenis - jenis Arsip

Jenis-Jenis Arsip Berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisi, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan berdasarkan fungsinya.  1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll. 2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya Financial record,  arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek. Inventory record,  arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga. Personal record,   arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll. Sales Record,  arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang. Production record,   arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang j
Baca selengkapnya

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli Dan untuk lebih jelasnya mengenai pengertian arsip, simak pendapat dan penjelasan para ahli dan pakar tentang apa arti arsip : Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Sutarto (1997; 200) Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus
Baca selengkapnya