Syarat Arsip

Adapun lima syarat penyimpanan arsip yang baik, di antaranya adalah :
  • Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  • Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  • Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  • Menyimpan surat ke dalam map (folder).Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  • Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Pariwisata penangkaran buaya juwata

Jenis - jenis Arsip