Syarat Arsip

Adapun lima syarat penyimpanan arsip yang baik, di antaranya adalah :
  • Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  • Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  • Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  • Menyimpan surat ke dalam map (folder).Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  • Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Pariwisata penangkaran buaya juwata

Gambar
                                                     P enangkaran Buaya Juwata Penangkaran Buaya Juwata memiliki luas sekitar 5 hektar berada di Kelurahan Karang Harapan, Tarakan Barat yang dimulai sejak tahun   1991. Obyek rekreasi ini memiliki koleksi buaya dari beberapa wilayah di Kalimantan yang merupakan salah satu obyek wisata unggulan di Kota Tarakan. Ada 4 jenis buaya ditangkarkan yakni Buaya Muara (crocodylus porosus), Buaya Supit (tamistoma scheillius), Buaya Air Tawar (crocodylus siamlisus), dan khusus Buaya Papua (Crocodilus novaeguineae ) adalah buaya yang dilindungi di Indonesia. Buaya ditempat ini dikembangbiakkan dan pembesara yang kemudian dipanen. Produk-produk yang bisa diambil dari Buaya tersebut berupa daging, gigi, kulit, dan berbagai material lainnya. Sebagian besar bahan dari kulit buaya untuk keperluan ekspor...
Baca selengkapnya

Jenis - jenis Arsip

Jenis-Jenis Arsip Berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisi, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan berdasarkan fungsinya.  1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll. 2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya Financial record,  arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek. Inventory record,  arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga. Personal record,   arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll. Sales Record,  arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang. Production record,   arsip yang berhubungan dengan ma...
Baca selengkapnya